• Ви знаходитесь тут:

• Головна
• Професії
• Діловод; секретар-керівника (організації, підприємства, установи)

Діловод; секретар-керівника (організації, підприємства, установи)

Служба діловодства сьогодні є потужним інструментом, що в змозі через процеси управління документацією орієнтувати всі інші підрозділи та окремих виконавців на спільні цілі, мобілізувати ініціативу співробітників, виховуючи в них почуття єдності і відданості своєму підприємству, поліпшувати процеси ділової комунікації й корегувати організаційну поведінку всіх його членів.

У сучасній установі діловодство стає високотехнологічним виробничим процесом. Воно об'єктивно виділяється у високооплачуваний вид професійної діяльності, набуває відповідного технологічного й організаційного оформлення і потребує значного обсягу знань.

Головна мета служби діловодства — якісне документаційне забезпечення управління, вчасна обробка і передання на різні рівні керування інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень.

У нашому закладі підготовка документознавців здійснюється пртягом 3-х років за трьома профільними напрямками: “Діловод”, “Секретар-друкарка”, “Секретар керівника (організації, підприємства, установи)”.

Діловод по закінченню курсу навчання вміє приймати, реєструвати кореспонденцію і направляти її в структурні підрозділи. Відповідно до резолюцій керівників підприємства передає документи на виконання, оформляє реєстраційні картки. Веде картотеку обліку проходження документальних матеріалів, здійснює контроль за їх виконанням, видає необхідні довідки щодо зареєстрованих документів. Відправляє відповідну документацію адресатам. Веде облік отриманої і відправленої кореспонденції, систематизує і зберігає документи поточного архіву. Готує і здає до архіву підприємства документальні матеріали, закінчені діловодством, і реєстраційну картотеку. Забезпечує зберігання службової документації.

Відповідно до кваліфікаційної характеристики “Секретар керівника (організації, підприємства, установи)” виконує функції, що включають забезпечення і обслуговування роботи керівника організації, підприємства, установи. Проводить роботу з документальною інформацією і документами, необхідними для керівництва, управління і взаємодії структурних підрозділів або виконавців, викликає за його дорученням працівників. Ефективно використовує засоби обчислювальної, друкарської та іншої офісної техніки. Забезпечує робоче місце керівника канцелярським приладдям, створює сприятливі умови для його продуктивної роботи. Організовує телефонні переговори керівника, приймає і передає телефонограми, записує в час відсутності керівника прийняті повідомлення і доводить до його відома їх зміст. Здійснює роботи щодо підготовки засідань і нарад, які проводить керівник ( збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час, місце і порядок денний засідання або наради, ведення реєстрації тощо), оформляє протоколи. Передає і приймає інформацію за допомогою приймально-передавальних пристроїв. Веде діловодство, приймає кореспонденцію, яка надходить на ім'я керівника, здійснює її систематизацію відповідно до прийнятого на підприємстві порядку і передає після її розгляду керівником у підрозділи або конкретним виконавцям для використання в процесі їх роботи або підготовки відповіді. Пильнує за строками і визначає причини несвоєчасного виконання доручень, узятих на контроль, інформує керівника про стан їх виконання. Приймає документи на підпис керівником і особисті заяви працівників. Організує прийом відвідувачів, сприяє оперативності розгляду заяв і пропозицій працівників. Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і в установлені строки здає до архіву. Вивчає досвід з діловодства, документознавства і використання організаційної техніки, застосовує сучасні технічні засоби і технологічні процеси оброблення документів і документної інформації.